Berkas Di Kantor Menumpuk? Atasi Dengan Beberapa Cara Ini

Padatnya aktivitas di kantor yang silih berganti dan membutuhkan dokumen cetak, seperti berkas fotocopian maupun file-file penting lainnya, sering membuat meja kita menjadi berantakan. Akibat file file yang bertumpuk itu, seringkali ada yg hilang atau terselip disaat kita butuhkan. Meskipun sudah mencoba untuk menata dan merapikannya, namun hasilnya sia-sia jika ternyata ada banyak dokumen yang sudah tidak terpakai namun tetap Anda simpan. Salah satu cara untuk memusnahkan dokumen yang tidak terpakai ialah dengan menggunakan jasa penghapusan dokumen dari Crown. Dalam menggunakan jasa penghapusan dokumen, prosesnya dilakukan secara praktis dan aman. Dimana Anda memegang kendali penuh, dan segala informasi yang dimusnahkan akan diaudit sehingga mampu dilacak dari meja kerja Anda. Selain dengan cara itu, terdapat pula beberapa cara di bawah ini yang dapat diterapkan guna file tersimpan dengan rapih.

1. Kelompokan Dokumen

Salah satu cara mudah yang dapat dilakukan untuk mengatasi berkas kantor yang menumpuk ialah dengan mengelompokan dokumen. Anda dapat mengelompokan dokumen berdasarkan jenisnya, misalnya dokumen urgent, memo rapat, catatan harian, memo internal, bahkan dokumen yang perlu ditanda tangani. Semuanya harus dikelompokan agar rapih dan mudah jika dicari pas diperlukan.

2. Simpan Dalam Kotak Dan Labeli

Cara selanjutnya yang patut di coba ialah menyimpan semua dokumen yang telah Anda kelompokan tadi ke dalam kotak atau box arsip. Box arsip biasanya terbuat dari bahan kardus dengan ketebalan yang beragam, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan tempat penyimpanan dokumen Anda. Jika ingin menyimpan dokumen rutin secara bulanan, Anda dapat melabeli box arsip tersebut sesuai dengan nama bulannya.Urutkan penempatannya di dalam lemari, untuk file-file yang sering digunakan, maka Anda dapat meletakan box arsip di tempat yang mudah Anda jangkau.

3. Simpan Pada Tempat Yang Aman

Step selanjutnya ialah menyimpan arsip di tempat yang aman. Setelah Anda mengelompokan dokumen-dokumen tersebut dan menyimpannya ke dalam box arsip yang telah dilabeli, maka selanjutnya Anda harus menyimpan box tersebut di tempat yang aman. Jangan menaruh box di suhu yang ekstrim seperti terlalu panas terpapar sinar matahari secara langsung, bahkan menaruhnya di tempat yang terlalu dingin. Hal tersebut dapat membuat keadaan dokumen Anda rusak dan hancur. Simpanlah kotak-kotak box arsip tersebut ke dalam satu lokasi ruang penyimpnana, misalnya Gudang dengan begitu akan menghemat space sehingga tidak mengganggu ruang gerak Anda.

4. Melakukan Pemusnahan Arsip

Cara lainnya yang dapat dilakukan ialah melakukan pemusnahan arsip. Hal ini dilakukan guna terciptanya efesiensi dan efektivitas pada perusahaan. Bukan hanya itu saja namun pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Beberapa cara di atas dapat Anda lakukan guna mengatasi permasalahan dokumen yang menumpuk di kantor Anda. Semoga artikel ini dapat bermanfaat.